ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูงขึ้นทุกวัน องค์กรจำเป็นต้องมีการวางแผนทรัพยากรองค์กรให้มีประสิทธิภาพเพื่อรักษาความได้เปรียบในตลาด ระบบ ERP เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เชื่อมโยงทุกฝ่ายเข้าด้วยกัน และสร้างฐานข้อมูลที่แม่นยำสำหรับการตัดสินใจ บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับระบบ ERP คืออะไร มีองค์ประกอบอะไรบ้างอย่างละเอียด
ระบบ ERP คืออะไร ย่อมาจากอะไร?
ระบบวางแผนจัดการทรัพยากรหรือระบบ ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning คือซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน มีการรวมข้อมูลทุกอย่างบันทึกไว้ในฐานข้อมูลกลาง (Central Database) ทำให้ทุกฝ่ายในองค์กรสามารถเข้าถึงและใช้งานข้อมูลร่วมกันได้ ข้อมูลมีความเป็นปัจจุบัน (Real-time) และสามารถมองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้อย่างชัดเจน ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว
ประวัติความเป็นมาของระบบ ERP
ระบบ ERP ไม่ได้เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน แต่มีวิวัฒนาการมาอย่างต่อเนื่อง ย้อนกลับไปในช่วงปี 1960s ระบบที่เป็นจุดเริ่มต้นของระบบ ERP คือระบบ Inventory Management Systems ที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อควบคุมสินค้าคงคลัง
ต่อมาในช่วงปี 1970s ได้พัฒนาเป็นระบบ MRP (Material Requirements Planning) ที่ช่วยในการวางแผนความต้องการวัตถุดิบสำหรับการผลิต โดยคำนวณจากคำสั่งซื้อและการคาดการณ์ความต้องการของตลาด
ในช่วงปี 1980s ระบบได้พัฒนาเป็น MRP II (Manufacturing Resource Planning) ซึ่งเริ่มมีการนำฝ่ายอื่นๆ ในองค์กรเข้ามามีบทบาทเพิ่มขึ้น ทั้งงานฝ่ายบัญชี ฝ่ายบุคคล ฝ่ายการขาย และฝ่ายสินค้าคงคลัง
จนกระทั่งปี 1990s จึงเกิดแนวคิด ERP ขึ้นอย่างเป็นทางการ โดยบริษัท Gartner ได้นิยามคำว่า “Enterprise Resource Planning” เพื่ออธิบายถึงระบบที่เชื่อมโยงทุกส่วนขององค์กรเข้าด้วยกัน ไม่เพียงแค่การผลิตและคลังสินค้า แต่รวมถึงการเงิน การขาย ทรัพยากรบุคคล และส่วนงานอื่นๆ ด้วย
ในช่วงปี 2000s เป็นต้นมา ระบบ ERP ได้มีการพัฒนาอย่างก้าวกระโดด โดยเฉพาะการเกิดขึ้นของระบบ Cloud ERP ที่ทำให้การเข้าถึงและใช้งานระบบสะดวกยิ่งขึ้น ไม่ต้องลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานด้าน IT มากเหมือนแต่ก่อน และปัจจุบันระบบ ERP ได้มีการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ เช่น AI, Machine Learning และ Big Data เข้ามาผสมผสาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการวิเคราะห์ข้อมูลและการตัดสินใจ
ระบบ ERP มีหน้าที่อะไร
ระบบ ERP มีหน้าที่หลักในการรวบรวม จัดเก็บ และประมวลผลข้อมูลจากทุกส่วนขององค์กรเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดและสร้างมาตรฐานเดียวกัน เนื่องจากจะมีแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียวซึ่งทุกแผนกจะมองเห็นกันอย่างทั่วถึง
ระบบ ERP มีองค์ประกอบอะไรบ้าง
ระบบ ERP ประกอบด้วยโมดูลต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเพื่อครอบคลุมทุกกระบวนการทางธุรกิจ แต่ละโมดูลมีความสำคัญและทำหน้าที่แตกต่างกันไป โดยโมดูลหลักที่พบในระบบ ERP มีดังนี้
การบริหารทรัพยากรบุคคล (HR Management)
โมดูลการบริหารทรัพยากรบุคคลช่วยในการจัดการข้อมูลพนักงานทั้งหมด ตั้งแต่การสรรหาและว่าจ้าง การบริหารจัดการข้อมูลพนักงาน, การอบรมและพัฒนาบุคลากร ไปจนถึงการเลิกจ้าง ช่วยให้การทำงานของฝ่ายจัดการทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ระบบบัญชีและการเงิน (Accounting & Finance)
โมดูลบัญชีและการเงินช่วยในการบันทึกและจัดการข้อมูลทางการเงินทั้งหมดขององค์กร ตัวอย่างฟังก์ชั่นที่เกี่ยวกับการเงิน เช่น บัญชีแยกประเภททั่วไป, บัญชีเจ้าหนี้-ลูกหนี้, การรายงานทางการเงิน, การคำนวณต้นทุนและกำไร เป็นต้น ระบบ ERP จะช่วยให้ธุรกิจเห็นภาพรวมทางการเงินและมีข้อมูลที่แม่นยำสำหรับการตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น
การจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management)
โมดูลการจัดการห่วงโซ่อุปทานช่วยในการจัดการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง การขนส่ง และการกระจายสินค้า ตั้งแต่ผู้ผลิตวัตถุดิบไปจนถึงลูกค้าปลายทาง ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการห่วงโซ่อุปทานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
การบริหารการผลิต (Production Management)
โมดูลการบริหารการผลิตช่วยในการวางแผนและควบคุมกระบวนการผลิตทั้งหมด ตั้งแต่การจัดการวัตถุดิบไปจนถึงการผลิตสินค้าสำเร็จรูป ช่วยให้องค์กรสามารถลดต้นทุนการผลิต เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และรักษาคุณภาพของสินค้าให้อยู่ในระดับสูงได้
การบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM)
โมดูลการบริหารความสัมพันธ์ลูกค้าช่วยในการจัดการข้อมูลลูกค้า การติดตามการขาย และการตลาด ช่วยให้องค์กรสามารถเข้าใจความต้องการของลูกค้า สร้างความสัมพันธ์ที่ดี และเพิ่มยอดขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการคลังสินค้า (Inventory Management)
โมดูลการจัดการคลังสินค้าช่วยในการติดตามและควบคุมสินค้าคงคลัง ตั้งแต่การรับเข้าไปจนถึงการจ่ายออก การติดตามสต็อกสินค้า การจัดการคลังสินค้าหลายสาขา หรือการวิเคราะห์และรายงานสินค้าคงคลัง ช่วยให้องค์กรสามารถลดต้นทุนในการจัดเก็บสินค้า ป้องกันการขาดสต็อก และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการคลังสินค้ามากขึ้น
รูปแบบของระบบ ERP ในปัจจุบัน
ปัจจุบันโปรแกรม ERP มีให้เลือกหลายรูปแบบ แต่ละรูปแบบมีข้อดีและข้อจำกัดที่แตกต่างกัน ธุรกิจจึงควรพิจารณาเลือกให้เหมาะสมกับความต้องการและงบประมาณ โดยรูปแบบหลักของโปรแกรม ERP มีดังนี้
ระบบ On-Premise ERP
ระบบ On-Premise ERP เป็นรูปแบบดั้งเดิมที่ติดตั้งและใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรโดยตรง มักใช้กับองค์กรใหญ่ๆ ที่ต้องการความปลอดภัยสูงในการเก็บข้อมูล มีงบประมาณในการลงทุนสูง และมีทีมที่เชี่ยวชาญในการดูแลและบำรุงรักษาระบบ
ระบบ Cloud ERP
ระบบ Cloud ERP เป็นรูปแบบที่ถูกติดตั้งไว้บน Cloud Server ซึ่งจะต้องเช่าพื้นที่วางระบบและฐานข้อมูลจากผู้ให้บริการ Cloud ERP รูปแบบนี้สามารถเข้าได้ถึงผ่านอินเทอร์เน็ตจากทุกพื้นที่บนโลก จึงมีความสะดวกกว่า ERP ระบบ On-Premise นอกจากนี้ยังมีต้นทุนในการลงทุนที่ต่ำและได้รับการอัปเดตและการบำรุงรักษาอัตโนมัติจากผู้ให้บริการ
ความสำคัญของระบบ ERP ต่อธุรกิจ
การนำ ERP มาใช้ในองค์กรสามารถสร้างประโยชน์มากมาย ที่จะช่วยให้ธุรกิจเติบโตและแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งประโยชน์หลักของระบบ ERP มีดังนี้
1. การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดความซ้ำซ้อน
ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงข้อมูลทั่วทั้งองค์กร ทำให้ข้อมูลถูกป้อนเพียงครั้งเดียวและสามารถใช้งานร่วมกันได้ทุกแผนก ลดการทำงานซ้ำซ้อนและลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ
2. การลดต้นทุนการดำเนินงานในระยะยาว
แม้การติดตั้งระบบ ERP อาจมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นสูง แต่ในระยะยาวช่วยลดต้นทุนได้
3. การมองเห็นภาพรวมธุรกิจแบบ Real-time
ระบบ ERP ช่วยให้องค์กรได้ทราบข้อมูลแบบ Real-time สามารถติดตามสถานะของธุรกิจได้ทุกที่ ทุกเวลา ทำให้สะดวกในการทำงานและการประสานงานมากขึ้น
4. มีความปลอดภัยสูง
ระบบ ERP ทั้งสองรูปแบบต่างก็มีความปลอดภัยสูงในการปกป้องข้อมูล ระบบ On-Premise ERP จะมีการเก็บข้อมูลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร ส่วนระบบ Cloud ERP ก็มีการสำรองข้อมูลไว้บนเซิร์ฟเวอร์หลายแหล่งทั่วโลก จึงทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลขององค์กรจะได้รับการป้องกันอย่างแน่นอน
ธุรกิจแบบไหนบ้างที่เหมาะกับระบบ ERP
โปรแกรม ERP คือหนึ่งในโปรแกรมที่เหมาะสำหรับธุรกิจหลากหลายประเภทและขนาด แต่จะเกิดประโยชน์สูงสุดกับธุรกิจที่มีลักษณะดังต่อไปนี้
- ธุรกิจการผลิต
- ธุรกิจค้าปลีกและค้าส่ง
- ธุรกิจให้บริการ
- ธุรกิจทั่วไปที่มีหลายสาขา
- ธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และเทคโนโลยี
- ธุรกิจก่อสร้าง
- ธุรกิจสุขภาพ เภสัชกรรม
แม้ว่าระบบ ERP จะเหมาะกับธุรกิจที่มีความซับซ้อนและมีขนาดใหญ่ แต่ในปัจจุบันมีระบบ ERP ที่นิยมใช้หลากหลายรูปแบบและเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMEs) ที่มีราคาไม่สูงมากและสามารถปรับให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจที่มีแผนจะเติบโตในอนาคตได้มากขึ้น
สรุป
ระบบ ERP เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยในการวางแผนทรัพยากรองค์กรสมัยใหม่ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน ทำให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างรวดเร็ว
Precise Solution ผู้เชี่ยวชาญและมีความรู้เชิงลึกในการนำระบบ Cloud ERP ไปปรับใช้สำหรับองค์กรและธุรกิจต่างๆ โดยเฉพาะระบบ NetSuite ที่มีประสบการณ์มามากกว่า 20 ปี เรายินดีที่จะให้คำปรึกษาและแนะนำบริการแบบครบวงจรเพื่อมอบโซลูชั่นที่เป็นประโยชน์สูงสุดให้แก่ทุกองค์กร สามารถติดต่อเราได้แล้ววันนี้ผ่านหมายเลขโทรศัพท์ 095-356-5245 หรืออีเมล์ Contact@precise-solution.com
