KPI คืออะไร ทำไมถึงสำคัญกับองค์กร

ในยุคที่องค์กรต้องเผชิญกับการแข่งขันและความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การใช้ข้อมูลและตัวชี้วัดกลายเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้ผู้บริหารและทีมงานสามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ KPI หรือ Key Performance Indicators จึงกลายเป็นเครื่องมือหลักที่องค์กรทั่วโลกนำมาใช้เพื่อติดตามความสำเร็จของเป้าหมายทั้งในเชิงกลยุทธ์และเชิงปฏิบัติการ บทความนี้จะพาทุกคนไปรู้จักและเข้าใจการใช้ KPI อย่างลึกซึ้ง เพื่อผลักดันองค์กรให้เติบโตอย่างมีประสิทธิภาพ

KPI คืออะไร

KPI ย่อมาจากคำว่า Key Performance Indicators หรือ ตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้วัดความก้าวหน้าของการดำเนินงานในแต่ละแผนกหรือองค์กร โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้เห็นภาพรวมว่าแต่ละกิจกรรมที่ดำเนินอยู่สามารถบรรลุเป้าหมายได้มากน้อยเพียงใด

ประเภทของ KPI

การแบ่งประเภทของ KPI ช่วยให้แต่ละหน่วยงานสามารถเลือกใช้ตัวชี้วัดให้เหมาะกับลักษณะงานและวัตถุประสงค์ขององค์กร โดยทั่วไปแล้ว KPI จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ดังนี้

ตัวชี้วัดหลัก

ตัวชี้วัดหลัก (Primary KPIs) เป็นตัวชี้วัดที่สะท้อนความสำเร็จของเป้าหมายระดับองค์กรหรือกลยุทธ์หลัก เช่น

• รายได้รวมต่อไตรมาส
  
• กำไรสุทธิต่อปี
  
• อัตราการเติบโตของลูกค้าใหม่
  

ตัวชี้วัดเหล่านี้มักเป็นที่สนใจของผู้บริหารระดับสูง เช่น CEO, CFO, หรือ CMO เพราะสามารถบ่งบอกทิศทางและสุขภาพของธุรกิจได้อย่างชัดเจน

ตัวชี้วัดรอง

ตัวชี้วัดรอง (Secondary KPIs) เป็นตัวชี้วัดในระดับปฏิบัติการ ใช้ติดตามผลในแผนกหรือกระบวนการเฉพาะ เช่น

• ระยะเวลาเฉลี่ยในการจัดส่งสินค้า (ฝ่ายโลจิสติกส์)
  
• อัตราความพึงพอใจของลูกค้า (ฝ่ายบริการ)
  
• จำนวนบั๊กที่พบต่อเดือน (ฝ่าย IT)
  

แม้จะไม่เป็นตัวกำหนดภาพรวมขององค์กรโดยตรง แต่ KPI ประเภทนี้ช่วยให้ผู้จัดการแผนกสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานได้อย่างตรงจุด

ประโยชน์ของ KPI ต่อองค์กร

การมี KPI ไม่ได้หมายถึงแค่การวัดผล แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้า ต่อไปนี้คือประโยชน์ที่ชัดเจนจากการใช้ KPI อย่างถูกวิธี

สร้างความชัดเจนในการทำงานของแต่ละแผนก

KPI ช่วยกำหนดบทบาท หน้าที่ และความคาดหวังของแต่ละทีมได้อย่างชัดเจน ทำให้ทุกฝ่ายเข้าใจว่า “ต้องทำอะไร เพื่อให้เกิดผลลัพธ์อย่างไร” ซึ่งช่วยลดความสับสนในการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพของทีมงาน

ใช้เป็นเครื่องมือบริหารและวัดผลที่แม่นยำ

การบริหารโดยใช้ KPI ทำให้สามารถตรวจสอบได้อย่างต่อเนื่องว่าแผนงานที่วางไว้สอดคล้องกับผลลัพธ์หรือไม่ ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลรองรับ และสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที

กระตุ้นการเติบโตและประสิทธิภาพของทีม

เมื่อพนักงานมี KPI ที่ชัดเจน จะเกิดแรงจูงใจในการทำงาน และสามารถติดตามผลของตัวเองได้ทันที KPI จึงช่วยให้ทีมเห็นความก้าวหน้าและปรับปรุงได้ตลอดเวลา

ช่วยบริหารเป้าหมายและวางแผนระยะยาวได้ดียิ่งขึ้น

KPI เปรียบเสมือนเข็มทิศที่ช่วยชี้ทิศทางขององค์กร ทำให้ผู้บริหารสามารถวางกลยุทธ์ทั้งระยะสั้นและระยะยาวได้อย่างมีประสิทธิภาพ และติดตามความก้าวหน้าได้แบบมีหลักฐานรองรับ

หลักการตั้ง KPI ที่ดีควรเป็นอย่างไร (SMART Model)

การตั้ง KPI ที่ดีไม่ใช่แค่การสุ่มตัวเลขขึ้นมา แต่ต้องมีกรอบคิดที่ชัดเจน หนึ่งในโมเดลที่ได้รับความนิยมคือ SMART Model ซึ่งประกอบด้วย 5 องค์ประกอบดังนี้

S – Specific

KPI ต้องเฉพาะเจาะจง ไม่กำกวม เช่น แทนที่จะใช้ “เพิ่มยอดขาย” ให้ระบุว่า “เพิ่มยอดขายสินค้า A 10% ภายในไตรมาส 3”

M – Measurable

ต้องสามารถวัดผลได้ด้วยตัวเลขหรือข้อมูล เช่น จำนวนผู้ใช้งาน, อัตราการเติบโต หรือระยะเวลาในการดำเนินงาน

A – Achievable

เป้าหมายต้องไม่สูงจนเกินจริง ควรพิจารณาจากศักยภาพของทีมและทรัพยากรที่มีอยู่

R – Realistic

นอกจากต้องสามารถทำได้ KPI ยังต้องมีความสัมพันธ์กับเป้าหมายขององค์กรในภาพรวม เช่น การปรับปรุงคุณภาพสินค้าเพื่อเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

T – Timely

ต้องมีกรอบเวลาชัดเจน เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส เพื่อให้สามารถติดตามผลได้ต่อเนื่อง

สรุปบทความ

KPI หรือ Key Performance Indicators คือหัวใจของการบริหารจัดการที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ช่วยให้องค์กรสามารถวัดผล วางกลยุทธ์ และบริหารทีมได้อย่างแม่นยำ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในตำแหน่งใดในองค์กร หากสามารถเข้าใจและใช้ KPI ได้อย่างถูกต้อง จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของทั้งตัวคุณและองค์กรในระยะยาวได้อย่างแน่นอน

Precise Solutions พร้อมให้บริการปรึกษาด้านการจัดการบริหารองค์กร รวมถึงให้บริการติดตั้งระบบ ERP ที่จะช่วยให้ทุกองค์กรสามารถติดตาม KPIs ได้แบบ Real-Time และแม่นยำเพื่อให้องค์กรเดินหน้าได้อย่างไม่มีสะดุด